2009/02/05 13:00
'메모의 힘'으로 정보 스페셜리스트가 되라!
직장 생활에서 전날 미팅 약속을 잡고는 그 다음 날 까맣게 잊고 지나쳐버렸던 경험이 한두 번은 있을 것이다. 게다가 봇물 터지듯 쏟아지는 정보의 홍수 속에서 기억력에만 의존해 정보를 습득하고 관리하기도 역부족. 가령 ‘자동차 마케팅’을 주제로 정보를 수집한다면 관련 도서와 인터넷, 인맥을 총동원해 부지런히 자료를 찾는다. 그러나 문제는 부지런하다면, 여기까지는 모두가 다 한다는 사실이다.
결국 정보의 스페셜리스트가 되려면 지속적으로 정보를 보강하고 나만의 무기가 될 만한 수준까지 끌어올려야 한다. 그래서 강조되는 게 메모다. 두뇌의 보조 도구로서 갖가지 메모 전략들이 총동원되는 것이다.
정보의 조건은 바로 활용도
그럼 어떻게 해야 업무에 도움이 되는 메모를 할 수 있을까? 보고들은 내용을 글로 적는다고 해서 다 메모라고 할 수는 없다. 메모가 낙서와 구분되는 결정적인 이유는 정보로서 활용된다는 것이다. 문제는 많은 사람들이 메모하는 데에는 목숨을 걸면서도 정작 필요할 때에는 활용하지 못한다는 점에 있다.
가령 메모에 광적인 한 홍보 직원이 중요한 매체의 기자의 연락처를 메모했다고 치자. 그러나 정작 신형 자동차에 대한 보도 자료를 보낼 때 어디에 메모를 한지 모른다면? 또 메모했던 사실조차 기억하지 못해 자료를 보내지 못한다면? 이런 딜레마에 빠지지 않으려면 메모하는 순간 머릿속에 왜 메모를 하는지, 어떻게 활용할지를 생각해야 한다. ① 정보로서 기록하고 ② 활용한 뒤 ③ 취사선택해 정리하는 3단계 프로세스를 꾸준하게 밟아 메모의 가치를 살려야 한다. 모름지기 쌓이기만 하고 정리하지도 버리지 못하는 메모는 쓰레기일 뿐이다.
직장인이라면 일정 관리를 위해 메모하는 일이 가장 많을 텐데, ‘시간 경영의 달인’이라고 불리는 니시무라 아키라의 다이어리에서 그 요령을 찾으면 이렇다. 그는 해야 할 일이나 기억해 둘 정보가 생기면 즉시 포스트잇에 그 내용을 적어 다이어리에 붙인다. 한 곳에 모아둔 포스트잇 메모들을 보고 업무에 활용한 뒤 버릴 것은 버리고 기록해 둘 것은 기록한다. 이처럼 그가 포스트잇을 애용하는 이유는 해야 할 일이 여러 가지일 때 아이디어가 떠오른 순서와 그것을 해야 하는 순서가 일치하지 않아 생기는 혼란을 피할 수 있기 때문이다.
직장 생활 빛내는 메모의 기술 2가지
메모 하나만 잘 해도 인맥과 정보 관리가 손쉬워진다. 요컨대 명함의 자투리 공간에 상대방을 만난 날짜와 요일, 시각, 장소, 심지어는 누구 소개로 만난 자리인지를 기록할뿐더러 대화를 통해 알게 된 회사의 주력 사업 분야나 가족 관계 등을 간단히 적어놓는다. 가끔은 상대방의 첫인상이나 인상착의도 메모하는데, 가령 빨간 넥타이가 인상적이었다면 그 내용을 적어두었다가 나중에 다시 만날 때 메모한 내용을 보고 인사를 건내 볼 수 있다. 십중팔구 상대방은 자신을 기억해 준 것에 놀라워하며 호감을 보이므로 그 다음 일 처리가 순조롭게 진행되게 된다.
메모를 정보의 채널로 삼고 있는 S물산의 강병찬 씨 노하우도 따라해 봄직 하다. 그는 독서를 통해 습득한 정보의 유효 시간을 연장시키기 위해 포스트잇에 독서 메모를 적는데, 방법 또한 간단하다. 경영 서적인 경우 2~3시간 안에 한 권을 읽는다는 것을 목표로 삼아 핵심이 되는 부분에 포스트잇을 붙여둔다. 이어 책 내용을 대강 파악한 뒤 포스트잇을 붙여둔 부분을 찾아 집중해 읽고 참고하거나 발췌할 내용을 포스트잇에 메모한다. 이로써 집중력과 이해력을 높일 뿐더러 보고서 등을 작성할 때 도움을 얻고 있다고.
사실 메모의 기술이나 활용 사례는 무수히 많다. 하지만 무조건 따라하는 것보다는 자신의 스타일에 맞는 메모 기술을 찾는 일이 전제되어야 한다. 회사원 일인당 시간당 경제적 가치를 급여로 환산하면 ‘((연봉÷한 달 주일 수)÷한 주의 근무일)÷하루 평균 노동 시간)’인데, 황금 같은 시간에 메모가 좋다고 메모만 할 수는 없지 않은가. 결국 자신의 메모 기술을 찾고, 바쁠수록 메모를 즐겨 일의 진행 상태를 체크하면서 마음의 여유를 찾는 게 관건이다. 그래야 진정한 실력자라 할 수 있다.
글 _ 서주연 월간 「하우피씨」 편집장
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